Il y a un type de fuite qui ruine les petites entreprises sans faire de bruit.
Ce n'est pas une grosse erreur. Ce n'est pas un mauvais recrutement. Ce n'est pas un client qui part.
C'est le quotidien.
Les petites taches "rapides". Celles que vous faites sans y penser, parce que "ca prend deux minutes".
Deux minutes. Cinq minutes. Dix minutes.
Le probleme, c'est la frequence.
La formule qui calme (et qui fait mal)
Prenez une tache.
Multipliez :
- le temps moyen (en minutes)
- par le nombre de fois par semaine
- par le nombre de personnes qui la font
Puis divisez par 60.
Vous obtenez des heures.
Et c'est la que vous decouvrez la verite : vous n'etes pas "deborde". Vous payez une taxe invisible.
12 micro-taches qui coutent cher (et que vous reconnaitrez)
Je ne parle pas de theorie. Je parle de ce qui arrive dans les entreprises que l'on audite.
1) Rechercher une information
"C'est ou le dernier devis ?" "Tu as le bon PDF ?" "C'est quel prix qu'on a promis ?"
Si vous devez chercher, c'est que le systeme ne sait pas.
2) Copier-coller des donnees entre outils
Un lead arrive sur WhatsApp -> copie dans un tableur -> copie dans un CRM -> copie dans une facture.
Ce n'est pas du travail. C'est du transport.
3) Relancer pour obtenir une validation
Vous ne validez pas, vous relancez.
Le vrai travail, c'est votre attention. Et elle part en miettes.
4) Recomposer des reportings a la main
Chaque lundi : chiffres, exports, mise en forme, capture d'ecran.
Ce n'est pas une analyse. C'est un rituel.
5) Repondre aux memes questions client
Delais, etapes, statut, documents, acces.
Quand une FAQ existe dans votre tete, ce n'est pas une FAQ.
6) Refaire un document "vite fait"
Une proposition, un devis, un recap, un onboarding.
Chaque fois, vous re-inventez. Donc chaque fois, vous perdez.
7) Corriger des erreurs evitables
Mauvaise version, mauvaise piece jointe, mauvaise date, mauvaise reference.
Ce n'est pas une question d'attention. C'est une question de garde-fous.
8) Reorganiser des fichiers
Drive, dossiers, "final", "final-v2", "final-v2-ok".
Ce n'est pas de l'organisation. C'est de la survie.
9) Mettre a jour des statuts manuellement
"Je mets a jour le tableau des taches." "Je mets a jour le tableur."
Si votre entreprise depend d'une mise a jour manuelle, votre entreprise depend d'un oublI.
10) Planifier des choses que le systeme pourrait planifier
Rendez-vous, rappels, relances, suivis.
11) Refaire des briefs parce qu'ils etaient incomplets
Un brief flou cree des allers-retours. Les allers-retours tuent la vitesse.
12) "Juste verifier"
Verifier que c'est parti. Verifier qu'il a vu. Verifier que c'est bon.
Vous devenez le systeme. Et ca ne scale pas.
Pourquoi ces taches existent (la vraie raison)
Parce que votre entreprise s'est construite avec un objectif implicite : avancer.
Pas "avancer proprement".
Donc vous avez accumule :
- des outils qui ne se parlent pas
- des regles non ecrites
- des etapes implicites
- des dependances humaines
Et a un moment, le volume rend tout ca visible.
Comment les eliminer sans recruter
Le reflexe classique : embaucher.
Mais recruter pour faire du copier-coller, c'est embaucher une rustine.
Voici l'ordre qui marche.
Etape 1 : faites une liste de 20 micro-taches
Pendant 48 heures, notez tout ce qui ressemble a :
- "je dois chercher"
- "je dois relancer"
- "je dois recopier"
- "je dois verifier"
Etape 2 : chiffre la facture
Pour chaque tache :
- temps moyen
- occurrences par semaine
- qui la fait
L'objectif : trouver les 3 taches qui coutent le plus.
Etape 3 : choisissez la bonne reponse (template, automatisation, Web App)
- si c'est repetitif et stable -> template + checklist
- si c'est repetitif et declenche par un evenement -> automatisation
- si c'est un flux complet (plusieurs etapes, plusieurs roles, plusieurs donnees) -> Web App
Le meilleur signal que vous devez systematiser
Si vous dites :
"Je peux le faire vite."
Vous avez peut-etre raison. Mais ce n'est pas la question.
La question est :
"Est-ce que quelqu'un d'autre peut le faire sans moi, sans me demander, sans erreur ?"
Si la reponse est non, vous avez trouve un point de blocage.
Si vous voulez, on peut vous aider a chiffrer ca en 30 minutes
Pendant un audit court, on fait trois choses :
- on identifie vos 10 micro-taches les plus couteuses
- on estime le gain (temps, delais, erreurs)
- on vous dit quoi automatiser en priorite (et ce qu'il ne faut pas faire)
Reservez un appel. On ne vous vendra rien. On vous dira la verite sur ce qui vous fera gagner du temps.
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